MEJORA DE PROCESOS

Es necesario buscar la mejor combinación de recursos para tener un procesos óptimos, esto significa que el proceso debe ser efectivo y eficiente a la vez, para ello es necesario revisar cómo se está haciendo el proceso y cuáles son las métricas y cumplimientos establecidos.

Modelamiento de procesos

La modelación permite explicar de manera simple procesos que son complejos, a través de la representación esquemática y cronológica en que ocurren las actividades que conforman el proceso. Se identifican a los participantes que ejecutan las actividades, las reglas de negocio aplicadas, las áreas de negocios, proveedores, áreas y/o procesos impactados. Se usa principalmente la notación BPMN 2.0 que es el estándar más usado en modelación.

Documentación de procesos y procedimientos

La documentación de procesos permite formalizar el funcionamiento de un proceso a través de la descripción de sus actividades, roles y responsables, y las herramientas o sistemas empleados para cada actividad. Los beneficios de documentar los procesos son:

– Formalización de roles y responsabilidades.

– Estandarización de procesos: asegurando que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están escritos.

– Contar con material para capacitación: facilitando la formación y el aprendizaje del personal.

– Contar con conocimiento para hacer mejora continua

Levantamiento de procesos y generación de oportunidades de mejora

Determinar la situación actual de los procesos de una organización, permite medir cómo lo estamos haciendo, lo que se debe comparar con un situación deseada, que es donde aspira a estar la organización, para poder alcanzar las metas y objetivos propuestos. La brecha entre el dónde estamos y dónde queremos estar son los gaps que se deben abordados y resueltos a nivel de procesos, personas y tecnologías. Los beneficios de realizar esta etapa son:

– Definir y formalizar el Ciclo del Proceso (End to End)

– Analizar los componentes del proceso desde varios puntos de vista: Normativo, Buenas prácticas y marcos de referencia y Productividad.

– Contar con una visión objetiva de Problemáticas y Causas Raíces

– Definir iniciativas de mejora que ataquen causas raíces

– Generar Conocimiento del Negocio, con el fin de realizar planes de implementación de mejora adaptados a la realidad organizacional y así aumentar las probabilidades de éxito de éstas implementaciones.

Gestión documental

El conocimiento de una organización se debe preservar bajo una estructura de documentos, que permiten un traspaso de información a sus colaboradores. Asegura el cumplimiento de las tareas bajo las políticas y procedimientos establecidos, ofrecen productos o servicios de una calidad estandarizada y esperada. Es una guía para las acciones que se deben desarrollar a todo nivel organizacional.

Monitoreo y rendimiento de procesos

El Monitoreo mediante indicadores de procesos debe ser diseñado en coherencia a la definición de objetivos estratégicos. El indicador es una medida cuantitativa del desempeño del proceso, que sólo cobra significado si se pone en consonancia con el objetivo que previamente se haya marcado. Es su comparación con este objetivo lo que dirá si se está actuando de manera adecuada, si los procesos son efectivos y eficientes, etc., levantando alertas para realizar correcciones oportunas, así como también, es decir, facilita la toma de decisiones y el control del proceso.

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